SETWAN DPRD KOTA DENPASAR BANGUN STRATEGI ADAPTIF MANAJEMEN INFORMASI KUNJUNGAN KERJA TAMU MELALUI INOVASI LAYANAN “SEJUKMU”
Selaras dengan visi Kota Denpasar, Kota Kreatif Berbasis Budaya Menuju Denpasar Maju dengan budaya kerja Sewakadharama yang berarti melayani adalah kewajiban, Sekretariat DPRD Kota Denpasar terus berupaya mendorong dan mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang terbuka, partisipatif, inovatif, dan akuntabel serta kolaboratif antar perangkat daerah dalam melaksanakan urusan dan tugas pemerintahan untuk meningkat kualitas pelayanan. Jumat, 14 Juli 2023 bertempat di Ruang Pertemuan Lantai 2 Kantor DPRD Kota Denpasar, Sekretariat DPRD Kota Denpasar menyelenggarakan rapat koordinasi dengan Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kota Denpasar yang dihadiri secara langsung oleh tim efektif Sekretariat DPRD Kota Denpasar, Kepala Dinas Kominfo Kota Denpasar berserta tim SPBE. Rapat koordinasi ini bertujuan untuk membahas rencana Sekretariat DPRD Kota Denpasar dalam membangun Strategi Adaptif Manajemen Informasi Kunjungan Kerja Tamu (SIAP MANIS KUJAMU) melalui Sistem Elektronik Kunjungan Kerja Tamu yang kemudian disingkat menjadi layanan SEJUKMU.
Sekretaris DPRD Kota Denpasar, I Gde Made Bhaju Pravita menyampaikan bahwa SIAP MANIS KUJAMU adalah strategi untuk meningkatkan kualitas layanan kunjungan kerja tamu dan penyediaan data base melalui pendekatan manajemen informasi berupa transformasi digital layanan kunjungan kerja tamu yang adaptif yang dilakukan secara kolaboratif, partisipatif, kompatibel dan terintegrasi. Dalam rapat tersebut ia juga menyampaikan bahwa selama ini terkait layanan kunjungan kerja tamu ke DPRD Kota Denpasar maupun ke Sekretariat DPRD belum dilaksanakan berbasis elektronik sehingga belum tersedianya data dan informasi mengenai kunjungan kerja tamu yang akurat dan tersistem terlebih lagi jumlah kunjungan tamu cukup tinggi. Menurutnya dengan jumlah kunjungan kerja tamu yang cukup tinggi tersebut, merupakan potensi sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD) Kota Denpasar salah satunya melalui jumlah tamu yang menginap dan berbelanja di Kota Denpasar sehingga peluang ini harus bisa dimanfaatkan dengan berkolaborasi dalam memasarkan MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) dalam bentuk kegiatan kunjungan kerja tamu.
Melalui layanan SEJUKMU, tamu yang akan melaksanakan kunjungan kerja ke DPRD dan ke Sekretariat DPRD mengisi form rencana kunjungan kerja mulai dari nama penanggung jawab, asal intansi, jumlah kunjungan, waktu kunjungan, tempat menginap dan materi yang akan dicari sekaligus mengupload surat kunjungan kerja dan surat perintah tugas. Data yang sudah diinput kemudian diverifikasi oleh admin Sekretariat DPRD Kota Denpasar. Pada saat tamu akan mengisi data pada form waktu kunjungan, akan disediakan kalender yang berisi informasi terkait hari libur di Provinsi Bali dengan tujuan agar rencana kunjungan kerja tamu ke Sekretariat DPRD maupun ke DPRD Kota Denpasar tidak bersamaan dengan hari libur daerah/hari raya.
Selain itu, dalam layanan tersebut juga akan disediakan informasi kepariwisataan mulai dari info kuliner, akomodasi, tourism map, daya tarik wisata hingga produk-produk industri kreatif, koperasi dan UMKM Kota Denpasar yang mana penyediaan informasi kepariwisataan tersebut nantinya akan berkolaborasi dengan perangkat daerah terkait sehingga dapat menjadi pendorong agar semua Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Denpasar dapat terlibat dalam promosi dan pemasaran pariwisata serta produk industri kreatif, koperasi dan UMKM melalui kegiatan MICE kunjungan kerja tamu dalam upaya peningkatan pendapatan asli daerah dan peningkatan pendapatan dan pengembangan industri kreatif, koperasi dan UMKM di Kota Denpasar secara digital.
“Jadi melalui layanan elektronik ini diharapkan dapat mendorong peserta kunjungan kerja tamu untuk mau menginap di Kota Denpasar selain untuk meningkatkan kualitas layanan kita dalam memfasilitasi kunjungan kerja tamu juga harapanya kita menjadi marketer termasuk semua perangkat daerah di Kota Denpasar bisa menjadi marketer,” ungkapnya.
Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Kota Denpasar, IB Alit Adhi Merta, menyampaikan dukungannya terhadap rencana pengembangan layanan kunjungan kerja tamu berbasis elektronik pada Sekretariat DPRD Kota Denpasar. “Kami di Kominfo siap mensupport dan mendukung sekali, ini bagus terutama untuk bagaimana kolaborasi dengan perangkat daerah lain,” tegasnya.
Lebih lanjut ia menekankan hal terpenting juga yang perlu nanti dilaksanakan adalah bagaimana kolaborasi dan kerjasama seluruh pemangku kepentingan dalam menjaga keamanan siber mengingat adanya Undang-Undang tentang Data Pribadi sehingga data dan informasi terkait kunjungan kerja tamu ke Kota Denpasar dapat dilindungi dengan baik.
Selaras dengan dukungan tersebut, Kabid TIK Diskominfos juga menyatakan dukungan terhadap rencana pengembangan ini karena dengan adanya sebuah portal yang melayani kunjungan kerja tamu yang dilengkapi dengan informasi-informasi kepariwisataan akan menjadikan Denpasar sebuah Super Tim karena penyediaan data dan informasi tersebut tidak bisa dilakukan hanya oleh satu perangkat daerah saja.
Mengakhiri rapat koordinasi, Sekretaris DPRD Kota Denpasar berharap dengan SIAP MANIS KUJAMU ini dapat terbangun sumber daya yang adaptif, bukan hanya adaptif terhadap digitalisasi melainkan juga adaptif terhadap kebutuhan layanan sehingga dapat mendorong adanya perubahan mindset sumber daya di lingkungan Setwan DPRD agar lebih kreatif sehingga data dan informasi dapat dibangun secara kolaboratif, partisipatif, kompatibel dan terintegrasi secara elektronik untuk meningkatkan kinerja layanan Sekretariat DPRD.
“Melalui transformasi digital ini, kami berharap di Sekretariat DPRD ini memiliki sumber daya yang adaptif karena dengan sumber daya yang adaptif maka transformasi digital akan tercapai dan dengan transformasi digital akan menghasilkan sumber daya yang adaptif serta melalui sumber daya yang adaptif akan terbangun super tim untuk peningkatan kinerja individu dan organisasi,” jelasnya.